Zepter Blog
Zależy Ci na lepszych wynikach sprzedażowych? Szukasz równowagi między pracą, a życiem prywatnym? Sprzedaż bezpośrednia daje Ci wolność: możesz swobodnie decydować kiedy, i jak pracujesz. Kluczem do Twojego sukcesu jest efektywne zarządzanie czasem. Oto 5 wskazówek, które Ci w tym pomogą.
1. Dobry plan to podstawa
Zapewne często zdarza Ci się robić kilka rzeczy równocześnie, np. kończyć raport i umawiać się do lekarza. Może wydawać Ci się, że wówczas działasz szybciej, ale to złudzenie.
Mózg potrafi w pełni skupić się tylko na jednej rzeczy jednocześnie, więc wykonywanie kilku zadań jednocześnie nigdy nie jest efektywne. Mając to na uwadze, przemyśl swój plan dnia. Przyjrzyj się swoim nawykom i wyciągnij wnioski. Zastanów się, co Cię rozprasza? Może to odruchowe sprawdzanie skrzynki mailowej lub mediów społecznościowych? Jeśli nie możesz tego wyeliminować, przeznacz na te czynności określony przedział czasu.
Ile czasu zwykle poświęcasz na obowiązki, a ile na mniej produktywne zajęcia? Jak często oddajesz się „bujaniu w obłokach”? Które działania wymagają od Ciebie większego zaangażowania? Kiedy potrzebujesz odpocząć? Rozpisz sobie to wszystko w dogodnej dla Ciebie formie – dobrym pomysłem będzie zrobienie tego odręcznie.
Dobrze sprawdzi się tu tzw. mapa myśli. To sposób notowania, gdzie przy pomocy różnych kolorów, elementów graficznych, strzałek i linii ustalasz hierarchię informacji. Weź kartkę papieru, długopis, kolorowe pisaki. Na początek przeanalizuj, co zazwyczaj robisz na co dzień. Określ też ile czasu na to potrzebujesz. W oparciu o to wypisz lub rozrysuj sprawy do zrobienia i wyzwania z nimi związane (np. spodziewane trudności w rozmowie z klientem). Pokaże Ci to, na czym stoisz i jakie masz pole do działania.
Najlepiej, jeśli plan będziesz przygotowywać każdego dnia. Niech będzie realistyczny i konkretny, dzięki temu unikniesz frustracji. Nie musisz sztywno trzymać się harmonogramu. Możesz go na bieżąco modyfikować i dostosowywać do sytuacji i potrzeb.
2. Zdejmij z siebie presję czasu
Zasada 40:60
Jeśli chcesz uniknąć rozczarowań i stresu, przy planowaniu możesz skorzystać z zasady 60:40. Co się kryje za tymi liczbami? Chodzi o to, by 60 procent czasu przeznaczyć na konkretne działania, zaś pozostałe 40 procent pozostawić na ewentualne „pożary”, czyli nagłe i nieprzewidziane zdarzenia oraz czas wolny. Dzięki temu będziesz mieć bufor, w razie, gdy coś się przedłuży. Czasem zasada ta jest nazywana 60:20:20.
A zatem:
- 60% praca
- 20% nieprzewidziane sytuacje
- 20% czas wolny: zapas w razie przedłużania się pracy, przyjemności, przerwy
Takie rozłożenie w czasie sprawi, że zdejmiesz z siebie presję i będziesz się znacznie mniej przejmować tym, że np. nie zdążysz.
Technika TRZOS
Codzienną pracę pomoże Ci również zorganizować technika zwana TRZOS. To zachęta i inspiracja do przejęcia kontroli nad wszystkimi etapami Twojej pracy.
Skrót ten oznacza:
- T – terminy zadań
- R – ramy czasowe
- Z – zaplanowanie rezerw czasu
- O – ograniczenie innych działań
- S – skontrolowanie rezultatów
Jeśli po kolei będziesz zwracać uwagę na te wszystkie elementy, ocenisz ile czasu potrzebujesz na wykonanie zadań, a ile na odpoczynek, ograniczysz rozpraszacze, szybko przekonasz się, że będzie Ci się dużo łatwiej pracować.
3. Ustal (ważne) priorytety
Macierz Eisenhowera
Dwight D. Eisenhower, prezydent USA, słynął ze swojej produktywności. Od jego nazwiska pochodzi popularne narzędzie pomagające nadawać zadaniom priorytety. Tzw. Macierz Eisenhowera opiera się na słynnym cytacie: „Są dwa rodzaje problemów: pilne i ważne. Te pilne nie są ważne, zaś te ważne nigdy nie są pilne”. Zatem Macierz Eisenhowera polega na podziale zadań na:
PILNE – nagłe sytuacje na które nie mamy wpływu, wymagające natychmiastowej reakcji. To dzwoniący telefon, maile, wiadomości na mediach społecznościowych. Nie warto zbyt często na nie „odpowiadać”, bo pogłębia to stres.
WAŻNE – sprawy długoterminowe, nie wymagające natychmiastowej reakcji. Takie, na które mamy wpływ. To np. przygotowywanie prezentacji, czytanie materiałów edukacyjnych o produktach. Staraj się nie odkładać ich „na później”, by uniknąć potem przytłoczenia.
Według Eisenhowera na pierwszym miejscu powinniśmy stawiać sprawy WAŻNE. Dzięki temu łatwiej wyeliminujesz rozpraszacze, nadasz sprawom określone priorytety i osiągniesz balans między pracą, a życiem prywatnym.
Macierz obejmuje cztery obszary:
- Ważne i pilne: to, co musisz wykonać najszybciej, np. zaległy telefon do kluczowego klienta
- Ważne i niepilne: zadania długoterminowe wpływające na twój rozwój
- Nieważne i pilne: nieoczekiwane sytuacje pojawiające się z zewnątrz
- Nieważne i niepilne: „złodzieje czasu” typu sprawdzanie mediów społecznościowych
| WAŻNE I PILNE | WAŻNE I NIEPILNE |
|---|---|
| NIEWAŻNE I PILNE | NIEWAŻNE I NIEPILNE |
Sporządź własną listę zadań, które umieścisz w poszczególnych „ćwiartkach”. Zastanów się, na co poświęcasz najwięcej czasu i zdecyduj, co jest dla Ciebie priorytetem.
4. Zasada Pareto
Chcesz osiągnąć maksimum efektów przy minimum wysiłku? Wprowadź w życie znaną z ekonomii zasadę Pareto. Głosi ona, że tylko 20% działań przekłada się na 80% wyników.
Zatem wynika z tego, że tak naprawdę warto się szczególnie skupić na 20% tego, co robisz.
Obserwuj więc swoją pracę i dobrze się zastanów, którzy spośród Twoich klientów mają największy potencjał czy składają największe zamówienia? To na nich skup swoje działania.
Dzięki temu zrezygnujesz z wielu zbędnych czynności, które niepotrzebnie zabierają czas i energię. Skoncentruj się na tym, co faktycznie działa i przynosi zyski.
5. Pracuj z blokami czasowymi
Planując swoją pracę z pewnością korzystasz z kalendarza. Wpisując do niego zadania, możesz rozplanować je w ten sposób, że w pewnych przedziałach czasu zajmujesz się określonym typem zadań. To, jak je podzielisz, zależy od Ciebie. W jednej grupie mogą być np. spotkania, a w innej odpisywanie na maile lub telefony. Z biegiem czasu będzie Ci coraz łatwiej ocenić, ile czasu potrzebujesz na różne zajęcia.
Ujęcie tego, co robisz w ramy czasowe pozwoli Ci bardziej się zmobilizować na konkretnym zadaniu i zachować równowagę między pracą a odpoczynkiem. Pozwoli Ci również uniknąć pracowania „tak długo, jak się da”, co często zdarza się osobom pracującym na własny rachunek, i zwiększy Twoją motywację.
Metoda Pomodoro
Nazwa tej metody pochodzi od kuchennego minutnika w kształcie pomidora. Polega ona na organizowaniu sobie pracy w cyklach czasowych. W wersji podstawowej jeden cykl to 4 bloki po 25 minut przedzielone 5 minutowymi przerwami. Po skończonym cyklu 30 minut przerwy np. na kawę czy spacer. Wprawdzie trudno w taki sposób organizować spotkania, ale ta technika z pewnością przyda Ci się przy przygotowaniu prezentacji, czyli kontaktowaniu się z klientami. Najważniejsza jest pełna koncentracja na zadaniu. Możesz oczywiście dostosowywać czas trwania przedziałów czasowych do swoich potrzeb.
Czas to Twój najcenniejszy zasób! Mądrze go wykorzystaj. Opracowanie planu działań może wydawać Ci się kolejnym zadaniem do wykonania. To naprawdę niewielki wysiłek, a przynosi wiele korzyści. Szybko przekonasz się, że łatwiej będzie Ci osiągnąć równowagę w życiu i pracy, będziesz się mniej stresować, a Twoje działania będą bardziej efektywne.
Podsumowanie
Pamiętaj przy tym, że bardzo ważny jest odpoczynek i regeneracja. Nie dopuszczaj do przemęczenia. Twoim największym sprzymierzeńcem jest zdrowy styl życia: wysypiaj się, dbaj o zbilansowaną dietę i pamiętaj o aktywności fizycznej. Dzięki temu będzie Ci dużo łatwiej radzić sobie ze wszystkimi obowiązkami i realizować swoje cele. Pamiętaj, że to ty decydujesz, jak wykorzystujesz czas. Możesz dowolnie korzystać z wyżej wymienionych narzędzi i dopasować je do swoich potrzeb. Efektywne zarządzanie czasem nie tylko ułatwi Ci pracę i pomoże osiągnąć cele – przede wszystkim da Ci ogromną satysfakcję i poczucie kontroli nad swoim życiem.
